一、总 则

第一条 印章及其相关联的公文、便函、介绍信、证明、报表等，具有凭信和法律作用。为加强和规范学院印章信函的管理，维护其严肃性，确保印章信函规范使用，根据《国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》（国发[1999]25号），结合学院实际，特制定本规定。

第二条 本规定印章信函指学院董事会、行政印章（含学院钢印）、院领导业务私章、签字章，各群团组织印章，各系、部印章，学院专用印章（如财务专用章、合同章等），以及与其相关联的公文、便函、介绍信、证明、报表等。

第三条 院办公室负责全院印章信函的归口管理。负责制发印章、介绍信和便函本，检查监督各单位印章信函的管理使用情况。

第四条 各单位的印章应指定政治可靠、办事公正、责任心强的人员保管。使用管理印章要认真负责，不得委托他人代盖印章。保管人员暂离岗位或假期轮班，应由单位领导指定专人代管，并办理交接手续。保管人员调离岗位、退休，单位领导要及时指定新保管人员办理交接手续。

第五条 存放印章、介绍信和便函本的位置应有加固设施，做到随用随取，用后即上锁。不得开具空白介绍信和便函，不得在空白的表格、凭据、信笺上盖公章，不得将印章携带外出使用，不得在没有监印的情况下将印章交给他人用印。

第六条 学院建立用印审批登记制度。各单位和个人需使用学院印章时，应按要求填写用印审批表到院办公室用印。对不符合用印规定的，监印人员应履行职责予以拒绝。各单位也必须建立用印审批登记制度，设置用印审批表或用印登记本。除公文、便函、介绍信等已有原件或存根可归档外，其他情况用印都必须作用印登记，逐项填写日期、项目、件数、经办人，审批人应在审批栏签名，另有与用印相关的文件、审批件的应随附登记本存档。用印登记本和便函存根保管期十年，介绍信存根保存期五年。

第七条 各单位领用印章应由印章保管人到院办公室办理，履行验核登记手续。作废的印章应交院办公室，由院办公室封存或销毁。

第八条 任何单位和个人，未经学院批准，不得以学院名义（含以学院冠名的）对外签订各种合同、协议、契约等。以学院名义签订的合同、协议、契约等原件正本由院办公室存档保管，各系、部门使用时，一般只用复印件。

二、分 则

第九条 公文的用印

公文用印应提交文稿和正文，有附件的应一并提交，经验核符合公文行文规范审批制度的，方予以盖公章并按规定存档。

第十条 对外签订合同、协议的用印

以学院名义对外签订合同、协议的，经院长、常务副院长签字或由院长授权书面委托院分管领导、部门负责人签字后，到院办公室用印，分别盖学院公章、骑缝章。

第十一条 便函的办理

发便函按公文行文规范审批制度办理。需要以学院名义发便函的由各单位将便函文稿送分管院领导审批签字后到院办公室用学院便函开出。文稿随便函存根归档。

第十二条 介绍信的办理

（一）各单位对外联系工作需要开介绍信的，一般可由单位出具。确需学院出具的，应经分管院领导审批后到院办公室转开介绍信，并将本单位介绍信交院办公室随院介绍信存根归档。

（二）出具介绍信应详细填写被介绍人的姓名、职务及所联系的单位、任务、时限。存根联与凭证联的内容应一致。所介绍的任务应符合本单位的工作范围、权限和被介绍人的身份。若因联系事项内容多，难以用一般介绍信填写，可使用便函开具。

（三）出差介绍信凭出差审批件办理。需出具学院介绍信的，按用印规定办理。

（四）寒暑假师生购买优惠机票，学生凭学生证由学生工作部出具介绍信；教职工凭工作证由院办公室出具介绍信。

第十三条 证明的办理

（一）出具证明材料应根据本单位的工作范围、权限和对证明事项的了解程度，如实证明。出具证明材料按发便函的要求办理。

（二）需在有关凭据上盖公章证明的，由院分管领导或其授权人审批，并进行用印登记。并将凭据的复制件随用印登记本存档。

（三）需证明个人有关情况（如人事关系、住房情况、学籍等）的，一般由有关职能部门出具证明。如需以学院名义证明，应由有关职能部门签署意见并履行用印审批手续后，方可根据实际需要办理。

（四）技术性鉴定、证明材料需要认证鉴定人、证明人身份时，需要由学院认证的，履行用印审批手续后，方可办理。鉴定材料、证明材料的内容由鉴定人、证明人负责。

第十四条 证书的用印

（一）发放学生证、毕业证书、学位证书、结业证书、肄业证书、学历证明、荣誉证书、聘书等办证用印，由各有关职能部门履行用印审批手续后统一到院办公室办理。承办单位应提交有关文件、主管院领导的审批件及正式的名单清册。

（二）新发和补发工作证、补发学生证、更改学生证乘车区间等个别零星办证用印，凭有关职能部门出具证明并履行用印审批手续后到院办公室办理。

（三）办理毕业证书、学位证书、结业证书、学习成绩单的中外文复制件用印，凭教学工作部出具证明并履行用印审批手续后到院办公室办理。

第十五条 报表的用印

（一）以学院名义编制报表的用印，应由主管院领导签发。

（二）以各单位名义编制报表的用印，经单位领导审批，重要的应经主管院领导审阅同意，由各单位用印并送院办公室备案。

（三）以下申请表由指定部门审核并履行用印审批手续后，到院办公室用印：科研课题申报表由教学工作部审核；公用机动车辆年检、保险单申请表由后勤工作部审核。

第十六条 印章的制发

（一）各系、部的公章，根据学院有关机构成立、撤销、更名的文件，由院办公室统一制发，以学院文件行文启用。

（二）学院有关专门委员会和领导小组的公章，根据学院有关文件和工作需要酌情由院办公室统一制发，以学院文件行文启用。

（三）各单位根据工作需要刻制业务专用章由单位领导审批，报院办公室备案，由各单位负责刻制使用和管理。

（四）院领导名章属公务印章，根据工作需要并经院领导本人同意由院办公室统一制发。

（五）各单位公章的规格和样式由院办公室根据上级规定确定。

三、附 则

第十七条 违反本规定使用印章信函者，必须承担由此产生的全部后果。学院将视后果严重情况予以相应的纪律处分，直至追究法律责任。

第十八条 各单位可根据本规定制定实施细则。

第十九条 本规定自印发之日起施行。原《华体会娱乐(中国)官方网站,印信管理制度》（闽农林大金山综字[2006]12号）同时废止。

第二十条 本规定由院办公室负责解释。